Privatumo politika

Vilniaus kolegijos privatumo politika

Teisės aktai

 

VILNIAUS KOLEGIJOS PRIVATUMO POLITIKA

Vilniaus kolegija (toliau – Kolegija), tvarkydama fizinių asmenų asmens duomenis, kelia sau pagrindinį tikslą – saugoti žmogaus pagrindines teises ir laisves, visų pirma, jo teisę į asmens duomenų apsaugą, ir užtikrinti aukštą asmens duomenų apsaugos lygį taikant 2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentą (ES) 2016/679 dėl fizinių asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo ir kuriuo panaikinama Direktyva 95/46/EB (Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas) (toliau – BDAR), todėl šia Privatumo politika ir Asmens duomenų tvarkymo Vilniaus kolegijoje tvarkos apraše išdėstytomis nuostatomis siekiame aiškiai ir skaidriai informuoti Jus, kaip Kolegijoje tvarkome Jūsų asmens duomenis. Privatumo politikoje, be kitų dalykų, aprašoma, kokius duomenis ir kokiu tikslu renkame, kaip galite valdyti savo duomenis ir kaip susisiekti su Kolegija dėl Jūsų asmens duomenų tvarkymo.

BENDROSIOS NUOSTATOS

Asmens duomenys Kolegijoje tvarkomi vadovaujantis BDAR, Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymu ir kitais teisės aktais, nustatančiais asmens duomenų tvarkymą ir apsaugą.

Šioje Privatumo politikoje naudojamos sąvokos turi būti suprantamos, kaip nurodyta žemiau:

Asmens duomenys – bet kokia informacija apie fizinį asmenį, kurio tapatybė nustatyta arba kurio tapatybę galima tiesiogiai arba netiesiogiai nustatyti visų pirma pagal identifikatorių, kaip antai vardą ir pavardę, asmens kodą, buvimo vietos duomenis ir interneto identifikatorių, arba pagal vieną ar kelis to fizinio asmens fizinės, fiziologinės, genetinės, psichinės, ekonominės, kultūrinės ar socialinės tapatybės požymius.

Duomenų gavėjas – fizinis arba juridinis asmuo, valdžios institucija, agentūra ar kita įstaiga, kuriai atskleidžiami asmens duomenys, nesvarbu, ar tai trečioji šalis ar ne.

Duomenų subjektas – darbuotojai, interesantai ir kiti fiziniai asmenys, kurių duomenis tvarko Kolegija.

Duomenų subjekto sutikimas (toliau – Sutikimas) – laisvanoriškas duomenų subjekto valios išreiškimas rašytiniu pareiškimu arba aiškiu patvirtinimo veiksmu, leidžiantis tvarkyti jo asmens duomenis jam žinomu ir aiškiai išdėstytu tikslu.

Duomenų tvarkymas – bet kokia automatizuotomis arba neautomatizuotomis priemonėmis su asmens duomenimis ar asmens duomenų rinkiniais atliekama operacija ar operacijų seka, kaip antai rinkimas, įrašymas, rūšiavimas, sisteminimas, saugojimas, adaptavimas ar keitimas, išgava, susipažinimas, naudojimas, atskleidimas persiunčiant, platinant ar kitu būdu sudarant galimybę jais naudotis, taip pat sugretinimas ar sujungimas su kitais duomenimis, apribojimas, ištrynimas arba sunaikinimas ar kitas veiksmas ar veiksmų rinkinys.

Duomenų tvarkytojas – subjektai, kurie tvarko Kolegijos valdomus asmens duomenis pagal Kolegijos nurodymus ir vadovaujasi sudarytomis sutartimis, bei kiti subjektai, turintys prieigą prie Kolegijos duomenų.

Duomenų valdytojas – Kolegija, kuri tvarkydama darbuotojų, interesantų, kitų fizinių asmenų duomenis nustato tų duomenų naudojimo būdus, priemones ir tikslus.

Kitos Privatumo politikoje vartojamos sąvokos suprantamos taip, kaip jos apibrėžtos BDAR ir kituose teisės aktuose.

Kolegija yra visų Kolegijos veiklos ir administravimo procesuose surinktų asmens duomenų valdytojas, taip pat duomenų subjektų bei trečių šalių perduotų asmens duomenų tvarkytoja.

Asmens duomenų, tvarkymo procesą Kolegijoje, išsamiai reglamentuoja Asmens duomenų tvarkymo Vilniaus kolegijoje tvarkos aprašas.

ASMENS DUOMENŲ TVARKYMO PRINCIPAI

Kolegija rinkdama ir tvarkydama Jūsų pačių perduotus arba iš kitų asmenų gautus asmens duomenis, laikosi šių principų:

ASMENS DUOMENŲ TVARKYMO TEISINIAI PAGRINDAI

Jūsų asmens duomenis tvarkome šiais BDAR apibrėžtais teisiniais pagrindais:

ASMENS DUOMENŲ TVARKYMO TIKSLAI

Jūsų asmens duomenys Kolegijoje gali būti tvarkomi šiais tikslais.

Studijų proceso administravimo tikslu (studijuojančiųjų priėmimo į Kolegiją įforminimas, studijų sutarčių sudarymas, studijų proceso organizavimas ir vykdymas, studijų baigimo dokumentų išdavimas, studijuojančiųjų apskaita), sudaromų sutarčių ir teisinės prievolės pagrindais tvarkomi šie duomenys: vardas, pavardė, asmens kodas, gimimo data, asmens tapatybę patvirtinančio dokumento numeris (neprivalomas), parašas, lytis, adresas (gyvenamosios ir/ar deklaruotos gyvenamosios vietos duomenys – gatvė, namo numeris, buto numeris, gyvenvietė, miestas, savivaldybė, šalis), telefono numeriai, elektroninio pašto adresas, kontaktai nelaimės atveju (neprivaloma), pilietybė, etninė kilmė (jei duomenų subjektas yra lietuvių kilmės užsienietis), leidimo gyventi Lietuvos Respublikoje duomenys, darbo stažas, socialinė padėtis (priklausymas socialiai remtinų asmenų grupei), karinė tarnyba, išsilavinimo duomenys (baigtos mokyklos kodas, pavadinimas, tipas, baigimo metai, šalis, mokymosi kalba, įgyta kvalifikacija ir/ar kvalifikacinis laipsnis), konkursinis balas, duomenys apie asmens studijas (studijų pakopa, forma, fakultetas, programa, kursas, semestras, grupė, studijuojančiojo statusas (studentas, klausytojas), finansavimo pobūdis, studijų kaina ir metai, studento pažymėjimo numeris, išklausyti dalykai, atsiskaitymų forma, data, studijų pasiekimų įvertinimai), kiti diplomų duomenys, studijuojančiajam suteikti identifikaciniai numeriai, banko sąskaitos numeris, atliktos įmokos ir (ar) išmokos, jų dydis ir datos, skirtos finansinės paramos duomenys (stipendijos tipas, dydis, mokėjimo laikotarpis,  paskolos duomenys ir kt.), studijuojančiajam išduotų dokumentų tipas, serija, numeris, galiojimo (išdavimo) data, įgaliojime (jeigu asmuo yra atstovaujamas) nurodyti įgaliotojo asmens duomenys, praktikos įmonės vadovo arba jį atstovaujančio asmens (vardas, pavardė, pareigos), praktikos vadovo (vardas, pavardė, darbovietė, mokslo laipsnis, telefonas, elektroninio pašto adresas), nuotolinio mokymo paskaitų ir atsiskaitymų vaizdo ir (ar) garso įrašai (jeigu jie yra daromi). Šie duomenys informacinėje sistemoje tvarkomi ne trumpiau kaip 5 metus po sutartinių santykių pabaigos. Dokumentai ir duomenys saugomi 50 metų po sutartinių santykių pabaigos. Dokumentai ir duomenys, reikalingi įgytai kvalifikacijai patvirtinti gali būti saugomi neterminuotai.

Apgyvendinimo paslaugų Kolegijos bendrabučiuose administravimo tikslu, sudaromų sutarčių ir teisinės prievolės pagrindais tvarkomi šie duomenys: vardas, pavardė, gimimo data, asmens kodas arba asmens tapatybę patvirtinančio dokumento numeris (jei asmuo neturi asmens kodo), parašas, lytis, adresas (gyvenamosios ir/ar deklaruotos gyvenamosios vietos duomenys – gatvė, namo numeris, buto numeris, gyvenvietė, miestas, savivaldybė, šalis), telefono numeris, elektroninio pašto adresas, atsiskaitomosios sąskaitos numeris, darbovietė, socialinė padėtis, fakultetas, kursas, grupė, bendrabučio adresas, kambario numeris, kiti duomenys finansinių atsiskaitymų tikslu, suteiktų apgyvendinimo paslaugų duomenys. Šie duomenys saugomi 10 metų po apgyvendinimo paslaugų suteikimo, išskyrus lankytojų asmens duomenis, kurie saugomi ne ilgiau, kaip vienus metus.

Mokslo proceso administravimo tikslu (mokslo produkcijos autorystei nustatyti, fiksuoti ir vertinti darbuotojų ir studentų mokslinės (ir meno) veiklos rezultatus, vykdyti studijų baigimo procedūras Kolegijoje, komplektuoti bei teikti dokumentus), sutartinių santykių ir teisinės prievolės pagrindais tvarkomi šie duomenys: duomenų subjekto vardas, pavardė, asmens kodas, asmeniniai telefono numeriai, asmeninis elektroninio pašto adresas, darbovietė, gimimo data, institucija (darbo ar studijų), institucijos padalinys (darbo ar studijų), studijų tipas (studentams), akademinė grupė (studentams), studijų pradžios data (studentams), studijų pabaigos data (studentams), personalo grupė (darbuotojams), pareigos, mokslo laipsnis (darbuotojams), darbo pradžios data, darbo pabaigos ir (ar) gynimo data, baigiamojo darbo parašymo kalba, baigiamojo darbo tema, baigiamojo darbo tema anglų kalba, baigiamojo darbo santrauka lietuvių ir anglų kalba, darbo gynimo proceso dalyvių pareigos ir tapatybę nustatant naudojami duomenys, baigiamojo darbo prieigos statusas internete, apribojimo terminas, paskelbimo data, baigiamojo darbo sutapties patikros atlikimo požymis, baigiamojo darbo sutapties patikros reikšmė, atlikusio sutapties patikrą asmens tapatybei nustatyti naudojami duomenys, baigiamojo darbo dokumentai, baigiamojo darbo gynimo posėdžio vaizdo ir (arba) garso įrašas (jeigu jie daromi). Šie duomenys informacinėje sistemoje tvarkomi ne trumpiau kaip 5 metus. Dokumentai ir duomenys saugomi 50 metų.

Taikomosios mokslinės, eksperimentinės plėtros ir meninės veiklos vykdymo administravimo tikslu, sutartinių santykių ir teisinės prievolės pagrindais tvarkomi šie dėstytojų, studentų, užsakovų duomenys: vardas, pavardė, mokslo laipsnis (darbuotojams), elektroninio pašto adresas, parašas, pareigybė (darbuotojams), institucija (darbo ar studijų), asmens kodas, gimimo data, taikomosios mokslinės, eksperimentinės plėtros ir meninės veiklos produkcijos tema, pavadinimas, sukūrimo data, studijų tipas (studentams); akademinė grupė (studentams), institucija (darbo ar studijų), mokslo kryptis (darbo ar studijų). Dokumentai ir duomenys saugomi 10 metų po sutartinių santykių pabaigos.

Darbuotojų darbo santykių administravimo (struktūros tvarkymas, esamų ir buvusių darbuotojų informacijos valdymas, dokumentų valdymas, materialinių ir finansinių išteklių valdymas) tikslu, sutartinių santykių ir teisinės prievolės pagrindais tvarkomi šie duomenys: vardas, pavardė, pilietybė, adresas (gyvenamosios ir/ar deklaruotos gyvenamosios vietos duomenys – gatvė, namo numeris, buto numeris, gyvenvietė, miestas, savivaldybė, šalis), asmens kodas, gimimo data, lytis, nuotrauka, parašas, šeiminė padėtis, kontaktai nelaimės atveju (neprivaloma), šeimos narių ir išlaikytinių vardai bei pavardės, asmens kodai, asmens socialinio draudimo pažymėjimo numeris, darbo užmokesčio bei socialinio draudimo įmokų sumos, savanoriško draudimo sutarčių duomenys, draudimo valstybės lėšomis datos, dalyvavimo pensijų kaupime duomenys, atsiskaitomosios sąskaitos numeris, telefono numeris, elektroninio pašto adresas, gyvenimo ir veiklos aprašymas, pareigos, duomenys apie priėmimą (perkėlimą) į pareigas, atleidimą iš pareigų, darbo stažą, pareigos, į kurias asmuo pageidauja būti paskirtas ar perkeltas, tabelinis darbuotojo identifikavimo numeris, duomenys apie išsilavinimą ir kvalifikaciją, pedagoginiai vardai, identifikavimo pedagogų registre kodas, duomenų įrašymo (keitimo) data, duomenys apie atostogas, duomenys apie komandiruotes, duomenys apie atskirą darbo grafiką, duomenys apie darbo užmokestį, išmokas, kompensacijas, pašalpas, informacija apie dirbtą darbo laiką, informacija apie skatinimus ir nuobaudas, tarnybinius ar darbo pareigų pažeidimus, duomenys apie darbuotojų veiklos vertinimą, viešųjų ir privačių interesų deklaravimo duomenys, automobilio valstybinis numeris (jei darbuotojas turi leidimą statyti transporto priemonę uždarose Kolegijos stovėjimo aikštelėse), ypatingi asmens duomenys, susiję su asmens sveikata, duomenys apie asmens teistumą (nustatytoms pareigybėms), paso ir (ar) asmens tapatybės kortelės numeris (-iai), išdavimo data, galiojimo data, dokumentą išdavusi įstaiga, dokumentų registracijos data ir numeris, leidimo gyventi Lietuvos Respublikoje duomenys, ankstesnė darbovietė ir pareigos, buvusi pavardė, įgyto mokslo pažymėjimų numeriai, kiti asmens duomenys, kuriuos pateikia pats asmuo ir (ar) kuriuos tvarkyti Kolegiją įpareigoja įstatymai ir kiti teisės aktai. Šie duomenys informacinėje sistemoje tvarkomi visą darbo santykių laikotarpį ir ne trumpiau kaip 5 metus sutartiniams santykiams pasibaigus. Darbuotojų asmens bylose esantys dokumentai saugomi Kolegijos archyve 50 metų sutartiniams santykiams pasibaigus.

Kandidatų bei pretendentų viešo konkurso būdu darbo vietoms užimti administravimo tikslu, kandidatų bei pretendentų sutikimų pagrindu tvarkomi šie duomenys: duomenų subjekto vardas, pavardė, asmens kodas (neprivalomas), gyvenimo aprašymas ir juose pateikti duomenys – nuotrauka, asmeniniai telefono numeriai, elektroninio pašto adresas, adresas (gyvenamosios ir/ar deklaruotos gyvenamosios vietos duomenys – gatvė, namo numeris, buto numeris, gyvenvietė, miestas, savivaldybė, šalis), esama ir buvusios darbovietės, gimimo data, studijų institucija (esama ar buvusi), pareigos, mokslo laipsnis ir kiti kandidato ar pretendento savanoriškai pateikti asmens duomenys. Šie duomenys tvarkomi visą atrankos ar konkurso proceso laikotarpį, bet ne ilgiau kaip 1 metus po atrankos ar konkurso pabaigos ir laikotarpiui pasibaigus naikinami, jei duomenų subjektas neįdarbintas bei nesuteikė sutikimo tvarkyti duomenis atrankų į kitas pozicijas tikslu.

Bibliotekos lankytojų aptarnavimo ir bibliotekos turto saugumo užtikrinimo tikslais, teisinės prievolės, sutarčių, sutikimo ir (arba) teisėto intereso pagrindais, tvarkomi šie duomenys: darbuotojų, studentų ir kitų asmenų, kurie lankosi Kolegijos bibliotekoje, vardas, pavardė, adresas (gyvenamosios ir/ar deklaruotos gyvenamosios vietos duomenys – gatvė, namo numeris, buto numeris, gyvenvietė, miestas, savivaldybė, šalis), telefono numeris, elektroninio pašto adresas, asmens kodas, gimimo data, parašas, nuotrauka, studento pažymėjimo numeris, darbuotojo pareigybė, bibliotekos lankytojo ID. Šie duomenys informacinėje sistemoje tvarkomi visą paslaugų teikimo laikotarpį ir 1 metus po pilno abipusių įsipareigojimų įvykdymo.

Kolegijos valdymo organų narių registracijos tikslais, teisinės prievolės pagrindu tvarkomi šie duomenys: vardas, pavardė, asmens kodas, valstybės, kuri išdavė asmens dokumentą pavadinimas, (gyvenamosios ir/ar deklaruotos gyvenamosios vietos duomenys – gatvė, namo numeris, buto numeris, gyvenvietė, miestas, savivaldybė, šalis), paskyrimo į pareigas/išrinkimo data, pareigos, telefono numeris, elektroninio pašto adresas. Šie duomenys tvarkomi visą Kolegijos valdymo organo nario kadencijos laikotarpį ir 1 metus po kadencijos pabaigos.

Naudotojo paskyros administravimo, asmenų autentifikavimo informacinėse sistemose, bei tapatybės nustatymo tikslais, sudarytų sutarčių pagrindu, tvarkomi šie asmens duomenys: duomenų subjekto vardas, pavardė, asmens kodas, mokslo laipsnis, asmeniniai telefono numeriai, asmeniniai elektroninio pašto adresai, studento pažymėjimo numeris (studentams), tabelinis darbuotojo identifikavimo numeris (darbuotojams), Kolegijos elektroninio pašto adresas, institucija (darbo ar studijų), suteiktas vartotojo vardas, slaptažodžio priminimo duomenys. Nutrūkus sutartiniams ar kitais teisės aktais reglamentuotiems santykiams su duomenų subjektu, paskyros naudojimas stabdomas ne delsiant apie tai sužinojus, bet ne vėliau, kaip per 10 kalendorinių dienų. Paskyros duomenys informacinėje sistemoje naikinami po 1 metų.

Elektroninių ryšių srautų priežiūros ir stebėjimo tikslu, teisinės prievolės pagrindu, naudotojų veiksmai informacinėse sistemose ir tinkluose įrašomi automatiniu būdu veiksmų žurnaluose. Elektroninių ryšių įstatymo reikalavimų pagrindu, siekiant užtikrinti, kad duomenys būtų prieinami sunkių ir labai sunkių nusikaltimų, kaip jie apibrėžti Lietuvos Respublikos baudžiamajame kodekse, tyrimo, atskleidimo ir baudžiamojo persekiojimo tikslais tvarkomi šio įstatymo 1 priede nurodyti duomenys. Šie duomenys, jei kitaip nenurodo teisėsaugos institucijos, tvarkomi 6 mėnesius, išskyrus įstatyme nurodytų kategorijų duomenis, o suėjus nustatytam terminui naikinami.

Konferencijų ir kitų renginių organizavimo tikslu, sudaromų sutarčių, sutikimo pagrindu, tvarkomi šie duomenys: duomenų subjekto vardas, pavardė, asmens kodas (neprivalomas), asmeniniai telefono numeriai, asmeninis elektroninio pašto adresas, darbovietė, gimimo data, institucija (darbo ar studijų), institucijos padalinys (darbo ar studijų), pareigos, mokslo laipsnis, konferencijos dalyvio asmens tapatybei nustatyti naudojami tapatybės dokumentų duomenys, atsiskaitomosios sąskaitos numeris, bankinio pavedimo duomenys, konferencijos ar kito renginio vaizdo ir (ar) garso įrašai. Šie duomenys informacinėje sistemoje tvarkomi ne trumpiau kaip 5 metus, ir gali būti tvarkomi neterminuotai. Susiję dokumentai pasibaigus kalendoriniams metams perduodami į Kolegijos archyvą ir saugomi 10 metų.

Finansinių atsiskaitymų tikslu, sutarčių pagrindu, tvarkomi šie duomenys: duomenų subjekto vardas, pavardė, asmens kodas, telefono numeriai, adresas (gyvenamosios ir/ar deklaruotos gyvenamosios vietos duomenys – gatvė, namo numeris, buto numeris, gyvenvietė, miestas, savivaldybė, šalis), atsiskaitomosios sąskaitos numeris (fiziniams asmenims-lėšų gavėjams), elektroninio pašto adresas, atstovaujama organizacija ar institucija, pareigos, mokslo laipsnis, elektroninio pašto adresas, asmens tapatybei nustatyti naudojami tapatybės dokumentų duomenys. Šie duomenys informacinėje sistemoje tvarkomi ne trumpiau kaip 5 metus. Dokumentai ir duomenys saugomi 10 metų.

Asmenų skundų, prašymų, pareiškimų ir kitų kreipimųsi nagrinėjimo tikslu, teisinės prievolės pagrindu, tvarkomi šie duomenys: duomenų subjekto vardas, pavardė, adresas (gyvenamosios ir/ar deklaruotos gyvenamosios vietos duomenys – gatvė, namo numeris, buto numeris, gyvenvietė, miestas, savivaldybė, šalis), telefono numeris, elektroninio pašto adresas, parašas, skundo, prašymo, pareiškimo ar kito kreipimosi data ir numeris (registravimo Kolegijos dokumentų valdymo sistemoje numeris), skunde, prašyme, pareiškime ar kitame kreipimesi nurodyta informacija (įskaitant ir ypatingus asmens duomenis), skundo, prašymo, pareiškimo ar kiti kreipimosi nagrinėjimo rezultatas, skundo, prašymo, pareiškimo ar kito kreipimosi nagrinėjimo metu gauta informacija, Kolegijos atsakymo į skundus, prašymus, pareiškimus ar kitus kreipimusis data ir numeris. Šie duomenys tvarkomi visą skundo, prašymo, pareiškimo ar kito kreipimosi nagrinėjimo laikotarpį ir saugomi 5 metus po sprendimo (atsakymo) priėmimo.

Viešosios tvarkos, turto apsaugos, transporto bei praėjimo kontrolės tikslu (užtikrinant darbuotojų, studentų ir kitų asmenų, kurie lankosi Kolegijos patalpose, ir Kolegijos turto saugumą), teisėto intereso pagrindu, tvarkomi šie duomenys: vardas, pavardė, parašas, saugos kamerų vaizdo įrašai ir nuotraukos, atvykimo ir išvykimo laikas, transporto priemonių valstybinio numerio ženklai. Vaizdo stebėjimas Kolegijoje vykdomas siekiant užtikrinti asmenų, turto ir lankytojų saugumą bei viešąją tvarką Kolegijos patalpose ir teritorijoje. Informacija renkama ir susijusių incidentų tyrimui. Apsaugos kameromis filmuojami Kolegijos teritorijoje esantys kiemai, įėjimai į Kolegijos pastatus, bendro naudojimo patalpos, tinklo ar inžinerinių sistemų įrangos koncentracijos vietos (serverių patalpos, komunikacijos mazgai, pastato valdymo sistemos valdymo pultai ir t. t.). Vaizdo duomenys įrašomi ir saugomi ne trumpiau kaip 7 kalendorines dienas ir ne ilgiau kaip 30 kalendorinių dienų nuo jų užfiksavimo momento, po kurių yra automatiškai ištrinami, išskyrus atvejus, kai esama pagrindo manyti, kad yra užfiksuotas nusižengimas, darbo pareigų pažeidimas, daroma nusikalstama veika ar kiti neteisėti veiksmai (iki atitinkamo tyrimo ir (ar) bylos nagrinėjimo pabaigos).

Sutarčių (išskyrus su darbuotojais, studentais ir klausytojais) sudarymo, vykdymo ir administravimo tikslu, sudaromų sutarčių pagrindu, tvarkomi šie duomenys: vardas, pavardė, gimimo data, asmens kodas arba asmens tapatybę patvirtinančio dokumento numeris (jei asmuo neturi asmens kodo), adresas (gyvenamosios ir/ar deklaruotos gyvenamosios vietos duomenys – gatvė, namo numeris, buto numeris, gyvenvietė, miestas, savivaldybė, šalis), elektroninio pašto adresas, telefono numeris, parašas, darbovietės pavadinimas, pareigybė, darbovietės adresas, įgaliojimų (atstovavimo) duomenys, įskaitant atstovų asmens kodus, adresus, atsiskaitomosios sąskaitos numeris, sutarties sąlygos, dokumentų, leidžiančių užsiimti atitinkama veikla, duomenys (dokumento galiojimo data, numeris, dokumentą išdavusi institucija, kiti dokumente esantys duomenys), dalyvavimo papildomos pensijos kaupime duomenys, atstovavimo dokumentų duomenys, išsilavinimą ir kvalifikaciją patvirtinančių dokumentų duomenys, susirašinėjimo tarp šalių duomenys, kiti duomenys suformuojami sutarčių sudarymo, vykdymo ir administravimo metu. Šie duomenys informacinėje sistemoje tvarkomi ne trumpiau kaip 5 metus po sutarties įvykdymo. Dokumentai ir duomenys saugomi 10 metų po sutarties įvykdymo.

Viešųjų pirkimų vykdymo tikslu, teisinės prievolės pagrindu, tvarkomi šie tiekėjų, jų atstovų ir kitų viešųjų pirkimų dokumentuose nurodytų asmenų duomenys: vardas, pavardė, asmens kodas arba asmens tapatybę patvirtinančio dokumento numeris (jei asmuo neturi asmens kodo), telefono numeris, elektroninio pašto adresas, parašas, darbovietė, pareigybė, adresas (gyvenamosios ir/ar deklaruotos gyvenamosios vietos duomenys – gatvė, namo numeris, buto numeris, gyvenvietė, miestas, savivaldybė, šalis), išsilavinimą ir kvalifikaciją patvirtinančių dokumentų duomenys, atsiskaitomosios sąskaitos numeris. Šie duomenys informacinėje sistemoje tvarkomi ne trumpiau kaip 5 metus po viešojo pirkimo pabaigos. Dokumentai ir duomenys saugomi 10 metų po viešojo pirkimo pabaigos.

Komunikacijos su darbuotojais ir/ar studentais/klausytojais tikslu sutartinių santykių pagrindu, taip pat nelaimės atvejais, gyvybinių subjekto interesų užtikrinimo pagrindu, tvarkomi šie duomenys: darbuotojo ir/ar studento/klausytojo ir nurodyto kontaktinio asmens nelaimės atveju vardas, pavardė, telefono numeris, adresas (gyvenamosios ir/ar deklaruotos gyvenamosios vietos duomenys – gatvė, namo numeris, buto numeris, gyvenvietė, miestas, savivaldybė, šalis), elektroninio pašto adresas. Šie duomenys tvarkomi iki sutartinių santykių pabaigos.

Komunikacijos su bendruomene tikslu, sutartinių santykių ir teisėto intereso pagrindais, tvarkomi šie duomenys: kontaktinio asmens vardas, pavardė, mokslo laipsnis, telefono numeris, gimimo data, elektroninio pašto adresas, adresas (gyvenamosios ir/ar deklaruotos gyvenamosios vietos duomenys – gatvė, namo numeris, buto numeris, gyvenvietė, miestas, savivaldybė, šalis), socialinių tinklų kontaktiniai duomenys (jei duomenų subjektas juos pateikė), atstovaujama įmonė, pareigos, narystė Kolegijos kolektyvuose, draugijose, komitetuose. Šie duomenys tvarkomi iki sutartinių santykių pabaigos.

Informavimo apie Kolegijoje vykdomus renginius, studijas ir/ar mokslo ir/ar meno, bei projektinę veiklą tikslais, sutikimo ir teisėto intereso pagrindais, tvarkomi šie duomenys: vardas, pavardė, grupė ir studijų programa (studentams), darbovietė (tretiesiems asmenims), pareigos (Kolegijos darbuotojams/tretiesiems asmenims), telefono numeris, elektroninio pašto adresas, nuotrauka (-os) ir/ar vaizdo įrašas (-ai). Šie duomenys tvarkomi iki sutikimo atšaukimo.

Komunikacijos su studentų organizacijomis tikslu, sutartinių santykių pagrindu, tvarkomi šie studentų atstovų duomenys: vardas, pavardė, elektroninio pašto adresas, telefono numeris, adresas (gyvenamosios ir/ar deklaruotos gyvenamosios vietos duomenys – gatvė, namo numeris, buto numeris, gyvenvietė, miestas, savivaldybė, šalis), gimimo data. Šie duomenys tvarkomi visą studentų atstovų kadencijos laikotarpį. Susiję dokumentai pasibaigus kalendoriniams metams po studentų atstovų kadencijos pabaigos perduodami į Kolegijos archyvą ir saugomi 25 metus.

Absolventų karjeros stebėsenos tikslu, sutikimo pagrindu, tvarkomi šie Kolegijos absolventų duomenys: vardas, pavardė, aukštoji mokykla, studijų programa, studijų pradžia ir pabaiga, telefono numeris, elektroninio pašto adresas, darbo patirtis (darbovietė, pareigos, adresas), kalbų įgūdžiai, darbo kompiuteriu įgūdžiai, testų rezultatai, nuotrauka, prisistatymo duomenys ir kiti absolvento savanoriškai pateikti asmens duomenys. Šie duomenys tvarkomi iki sutikimo atšaukimo.

Kolegijos meno kolektyvų ir/ar sporto komandų administravimo tikslu, sutarčių ir sutikimo pagrindu, renkami ir tvarkomi šie duomenys: vardas, pavardė, elektroninis paštas, telefonas, gimimo data, studijų programa, kursas, fakultetas, nuotraukos, garso ir vaizdo įrašai. Duomenys tvarkomi visą dalyvavimo meno kolektyvo ir/ar sporto komandos veikloje laikotarpį.

ASMENS DUOMENŲ PERDAVIMAS

Teisės aktų nustatytais atvejais ir tvarka Kolegija teikia jos tvarkomus asmens duomenis įskaitant, bet neapsiribojant valstybės registrų ir valstybės informacinių sistemų valdytojams ir (arba) tvarkytojams, Lietuvos Respublikos švietimo, mokslo ir sporto ministerijai, Lietuvos Respublikos akademinės etikos ir procedūrų kontrolieriui, Lietuvos Respublikos valstybinei mokesčių inspekcijai (toliau – Inspekcija), Lietuvos Respublikos specialiųjų tyrimų tarnybai, Lietuvos Respublikos valstybės saugumo departamentui, Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybai, Lietuvos Respublikos nacionaliniam kibernetiniam saugos centrui, Lietuvos Respublikos ryšių reguliavimo tarnybai ir kitiems tretiesiems asmenims pagal prašymą (vienkartinio asmens duomenų rinkimo atveju) arba pagal asmens duomenų teikimo sutartį (daugkartinio asmens duomenų rinkimo atveju).

ASMENS DUOMENŲ SAUGUMAS

Siekiant apsaugoti Jūsų asmens duomenis, Kolegija taiko tinkamas organizacines, technines ir programinės įrangos apsaugos priemones, skirtas apsaugoti asmens duomenis nuo atsitiktinio ar neteisėto sunaikinimo, pakeitimo, atskleidimo, taip pat nuo bet kokio kito neteisėto tvarkymo.

Pagrindiniai asmens duomenų apsaugos užtikrinimo principai:

  1. užtikrinama tinkama prieigos prie asmens duomenų apsauga, valdymas ir kontrolė. Prieigos teisės prie asmens duomenų suteikiamos, naikinamos ir keičiamos tik Kolegijoje nustatyta tvarka. Kolegija užtikrina, kad prieigos teisės prie asmens duomenų būtų suteikiamos tik legaliems naudotojams ir tik tokia apimtimi, kiek jos būtinos darbuotojų pareiginėms funkcijoms atlikti. Prieigos teisės prie asmens duomenų naikinamos pasibaigus Kolegijos ir jo darbuotojo darbo santykiams, pasikeitus darbo funkcijoms, kurioms vykdyti prieiga nereikalinga;
  2. su asmens duomenimis galima atlikti tik tuos veiksmus, kuriems atlikti naudotojui yra suteiktos teisės;
  3. įgyvendinti asmens duomenų konfidencialumo, vientisumo ir prieinamumo principai;
  4. kompiuterinės darbo vietos, tarnybinės stotys ir kita techninė įranga, per kurią gali būti pasiekiami asmens duomenys, yra tinkamai apsaugota, vadovaujantis gerosiomis informacijos saugos praktikomis ir teisės aktų reikalavimais;
  5. draudžiamas ir griežtai kontroliuojamas nelegalios (neleistinos) programinės įrangos naudojimas;
  6. užtikrinama tinkama asmens duomenų apsauga nuo neteisėtos prieigos elektroninių ryšių priemonėmis;
  7. užtikrinamas tinkamas patalpų, kuriose saugomi asmens duomenys, fizinis saugumas;
  8. asmens duomenys, pasiekus jų naudojimo tikslą, ištrinami iš visų sistemų, išskyrus jų saugojimą teisės aktų nustatyta tvarka.

DUOMENŲ SUBJEKTO TEISĖS IR JŲ ĮGYVENDINIMO TVARKA

Įgyvendinant duomenų subjekto teises Kolegija vadovaujamasi BDAR ir Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymu.

Jūs turite šias teises:

  1. teisę žinoti (būti informuotam) apie savo asmens duomenų tvarkymą Kolegijoje;
  2. teisę susipažinti su Kolegijoje tvarkomais savo asmens duomenimis ir gauti jų kopiją;
  3. teisę reikalauti ištaisyti duomenis;
  4. teisę reikalauti ištrinti duomenis („teisė būti pamirštam“);
  5. teisę apriboti duomenų tvarkymą;
  6. teisę į duomenų perkeliamumą;
  7. teisę nesutikti su duomenų tvarkymu;
  8. Teisė reikalauti, kad nebūtų taikomas tik automatizuotu duomenų tvarkymu, įskaitant profiliavimą, grindžiamas sprendimas.

Visais klausimais, susijusiais su duomenų subjektų asmeninių duomenų tvarkymu ir duomenų subjektų teisėmis, numatytomis BDAR, Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatyme ir kituose susijusiuose teisės aktuose, duomenų subjektai turi teisę kreiptis tiesiogiai į Kolegijos padalinius arba duomenų apsaugos pareigūną.

Kolegija užtikrina, kad Jūsų teisės būtų tinkamai įgyvendintos ir visa informacija Jums būtų pateikiama aiškiai, suprantamai ir priimtina forma.

Duomenų subjektas, siekdamas įgyvendinti savo teises, teikia Kolegijai rašytinį prašymą. Duomenų subjektas skundą dėl asmens duomenų tvarkymo Kolegijoje gali pateikti duomenų apsaugos pareigūnui raštu, pateikiant prašymą asmeniškai, paštu ar Kolegijos duomenų apsaugos pareigūno elektroniniu pašto adresu nurodytu Kolegijos interneto svetainėje.

Darbuotojai, buvę Kolegijos darbuotojai, esami ir buvę studentai, kiti duomenų subjektai prašymus teikia Kolegijos padalinyje, tvarkančiame duomenų subjekto duomenis, Kolegijos Centrinės administracijos Dokumentų valdymo skyriuje, taip pat registruotu paštu ar per Nacionalinę elektroninių siuntų pristatymo informacinę sistemą E. pristatymas.

Prašymas įgyvendinti duomenų subjekto teises ar skundas turi būti įskaitomas, asmens pasirašytas, jame turi būti nurodyti duomenų subjekto vardas, pavardė, adresas ir (ar) kiti kontaktiniai duomenys ryšiui palaikyti ar kuriais pageidaujama gauti atsakymą.

Pateikdamas prašymą ar skundą, duomenų subjektas privalo patvirtinti savo tapatybę:

  1. pateikdamas prašymą ar skundą žodžiu arba raštu asmeniškai, Kolegijos darbuotojui, registruojančiam prašymą, turi pateikti asmens tapatybę patvirtinantį dokumentą;
  2. pateikdamas prašymą ar skundą paštu, kartu su prašymu ar skundu turi pateikti asmens tapatybę patvirtinančio dokumento kopiją, patvirtintą notarine, jai prilyginama, arba supaprastinta tvarka, kaip numatyta Lietuvos Respublikos Civiliniame kodekse ir kituose teisės aktuose;
  3. Teikiant prašymą ar skundą elektroninėmis priemonėmis, prašymas ar skundas turi būti pasirašytas kvalifikuotu elektroniniu parašu arba jis turi būti suformuotas elektroninėmis priemonėmis, kurios leidžia užtikrinti teksto vientisumą ir nepakeičiamumą.

Duomenų subjektas savo teises gali įgyvendinti pats arba per įgaliotą atstovą. Duomenų subjekto atstovas prašyme ar skunde turi nurodyti savo vardą, pavardę, adresą ir (ar) kitus kontaktinius duomenis ryšiui palaikyti, kuriais duomenų subjekto atstovas pageidauja gauti atsakymą, taip pat atstovaujamo duomenų subjekto vardą, pavardę ir atstovavimo pagrindą bei pateikti atstovavimą patvirtinantį dokumentą ar jo kopiją, patvirtintus notaro ar kita teisės aktų nustatyta tvarka.

Gavus duomenų subjekto prašymą ar skundą, ne vėliau kaip per 30 (trisdešimt) kalendorinių dienų nuo prašymo ar skundo gavimo, jam pateikiama informacija apie tai, kokių veiksmų buvo imtasi pagal gautą prašymą. Duomenų apsaugos pareigūno sprendimu, BDAR numatytais atvejais atsakymo pateikimas gali būti atidėtas iki 60 (šešiasdešimt) kalendorinių dienų informuojant apie tai duomenų subjektą.

Duomenų subjekto teises ir jų įgyvendinimo tvarką Kolegijoje, išsamiai reglamentuoja Asmens duomenų tvarkymo Vilniaus kolegijoje tvarkos aprašas.

SLAPUKAI

Kolegijos interneto svetainės lankytojų duomenis renkame laikydamiesi Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymo, Lietuvos Respublikos elektroninių ryšių įstatymo, kitų susijusių teisės aktų bei kontroliuojančių institucijų nurodymų.

Kolegijos svetainėse gali būti nuorodų į socialinius tinklus, kitų įmonių ar organizacijų interneto tinklalapius. Kolegijos privatumo ir slapukų politiką taikome tik tada, kai lankotės Kolegijos interneto ir jos padalinių svetainėse. Kolegija nėra atsakingas už trečių šalių interneto tinklalapių turinį ar jų naudojamus privatumo užtikrinimo principus. Jei pasirinkę nuorodą iš Kolegijos interneto svetainės pateksite į kitus tinklalapius, turėtumėte atskirai pasidomėti jų privatumo politika.

Slapukas (angl., cookie) yra nedidelė teksto rinkmena, kurią svetainė Jums joje lankantis siunčia į Jūsų tinklo naršyklę ir išsaugo Jūsų naudojamame įrenginyje. Dėl to svetainė gali tam tikrą laiką „atsiminti“ Jūsų veiksmus ir parinktis (pvz., registracijos vardą, kalbą, šrifto dydį ir kitas rodymo parinktis), kad Jums nereikėtų jų iš naujo įvedinėti kaskart apsilankant svetainėje.

Svetainės naudoja nuosavus ir/arba trečiųjų šalių slapukus. Pagal atliekamą funkciją slapukai skirstomi į:

Pagal galiojimo trukmę slapukai skirstomi į seanso ir ilgalaikius slapukus.

Siekdami užtikrinti teikiamų paslaugų kokybę ir svetainės darbą, Kolegijos tinklalapiuose naudojame slapukus ir renkame duomenis apie paslaugų naudojimą.

Pavadinimas Kategorija Aprašymas Slapuko užkrovimas Galiojimo laikas
_utma Statistikos arba analitinis slapukas Stebėjimo slapukas iš „Google Analytics“. Informacija į serverį siunčiama anonimiškai. Slapukai identifikuoja unikalius lankytojus ir stebi vartotojo sesijas Pirmo įėjimo į puslapį metu 2 metai
__utmb Statistikos arba analitinis slapukas Stebėjimo slapukas iš „Google Analytics“. Registruoja laiko žymą su tiksliu laiku, kada vartotojas atėjo į svetainę Pirmo įėjimo į puslapį metu 1 diena
__utmc Statistikos arba analitinis slapukas Stebėjimo slapukas iš „Google Analytics“. Registruoja laiko žymą su tiksliu laiku, kada vartotojas palieką svetainę Apsilankymo metu Iki lango uždarymo pabaigos
__utmt Statistikos arba analitinis slapukas Naudojamas norint sumažinti serverio užklausų greitį Pirmo įėjimo į puslapį metu 1 diena
__utmz Statistikos arba analitinis slapukas Stebėjimo slapukas iš „Google Analytics“. Informacija į serverį siunčiama anonimiškai Pirmo įėjimo į puslapį metu Iki naršyklės uždarymo
_fbp Rinkodarinis slapukas Padeda parinkti ir pasiūlyti tikslinę reklamą vartotojui. Apsilankymo metu 3 mėn.
fr Rinkodarinis slapukas Padeda rodyti kuo tikslesnę reklamą vartotojui. Apsilankymo metu 3 mėn.

Kai naudojate naršyklę mūsų teikiamam turiniui pasiekti, galite konfigūruoti savo naršyklę taip, kad būtų priimti visi slapukai, atmesti visi slapukai arba būtų pranešama, kai slapukas atsiunčiamas. Kiekviena naršyklė skirtinga, todėl, jei nežinote, kaip pakeisti slapukų nuostatas, pasižiūrėkite jos žinyno meniu. Jūsų įrenginio operacinėje sistemoje gali būti papildomų slapukų valdiklių. Jei nenorite, kad informacija būtų renkama slapukų pagalba, pasinaudokite daugelyje naršyklių esama paprasta procedūra, kuri leidžia jums atsisakyti slapukų naudojimosi, tai yra svetainės pagrindiniame puslapyje iš naujo pakeisti savo slapukų nustatymus.

KONTAKTINĖ INFORMACIJA

Visais klausimais, susijusiais su duomenų subjekto asmens duomenų tvarkymu ir naudojimusi savo teisėmis, prašome kreiptis į duomenų apsaugos pareigūną Valdą Špakauską el. paštu dap@viko.lt, telefonu (8 5) 219 1726, adresu Saltoniškių g. 58, LT-08105 Vilnius.

BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS

Ši Privatumo politika gali būti bet kada peržiūrėta dėl naujų asmens duomenų tvarkymo aplinkybių, pasikeitus teisės aktams ar siekiant ištaisyti klaidas. Naujausia šios Privatumo politikos versiją visada rasite Kolegijos tinklapyje.

TEISĖS AKTAI

2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentą (ES) 2016/679 dėl fizinių asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo ir kuriuo panaikinama Direktyva 95/46/EB (Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas)

Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymas

Asmens duomenų tvarkymo Vilniaus kolegijoje tvarkos aprašas